03
Jun
08

My Common Problems

Kalau mo direview secara rough, sebetulnya masalah yang dihadapi PM (or at least me) gampang-gampang susah. Karena PM urusannya sama timeline, otomatis masalah utama kebanyakan berhubungan dengan timeline. Trus ada masalah rebutan resource. Dan yang terakhir masalah email. Hmm, ada juga sih masalah mood, tapi karena sebagai PM kita musti act as professional as we can, so masalah mood adalah PR pribadi bagi setiap PM. Tiga hal permasalahan itu sebetulnya juga saling berkaitan satu dengan yang lain. Intinya semuanya mempunyai efek domino yang bikin pusing tujuh keliling.

Pertama masalah timeline, kemarin ada seorang designerku yang marah-marah karena client yang sama sekali tidak mau menambah timeline padahal spesifikasi bertambah (Untungnya PM nya bukan aku 😀 ) Revisi spesifikasi yang diminta client emang gak main main, karena project yang sedang dikerjakan adalah membuat website full flash. Nambah menu satu kan merupakan perubahan major banget. Tapi gak tau client emang keras kepala atau memang gak mau ngerti. Kerjaan yang udah 80% selesai itu dia minta ubah dengan timeline yang sama. Disini sebetulnya adalah tugas PM untuk menjelaskan pada client bahwa permintaan mereka adalah sesuatu yang tidak mudah dan mempunyai konsekuensi signifikan pada timeline. Apabila timeline yang ‘wajar’ belum fixed antara PM dan client sebaiknya jangan di inform ke team karena selain kerja mereka tidak maksimal, kadang mereka cenderung untuk jadi bete (karena musti overtime). Masalah timeline memang selalu jadi mainan sehari-hari PM. Dan walaupun sebaik-baiknya kita bikin timeline yang appropriate, selalu saja ada masalah yang terjadi. Solusinya : selalu buat plan B just in case something happen dan adanya buffer time telah terbukti banyak membantu permasalahan dengan timeline.

Selanjutnya masalah rebutan resouces, ini bisa terjadi apabila ada lebih dari satu PM dan karena memang project yang ada di companyku selalu bejibun, sekarang kami mempunyai 3 PM. Nah, adanya PM yang lebih dari satu ini membuat kita kadang musti cepet-cepetan masukin project baru ke designer atau developer. Hal ini karena team memberlakukan first come first serve. Masalah yang muncul adalah apabila ada project lama yang tiba-tiba aktif lagi dan membutuhkan recources lama yang kadang mereka yang sudah diassigned oleh PM lain dan fully occupied. Pilihan cuma ada dua yaitu re-assigned ke developer atau ke designer atau menunggu mereka menyelesaikan project yang tengah mereka kerjakan. Sekali lagi ini tugas PM untuk bermain dan berspekulasi dengan timeline dan kemudian meminta persetujuan client dengan timeline yang kita ajukan. Kalau aku secara pribadi sih aku mendingan nunggu developer/ designer awal available karena kalau ada perubahan resources aku musti menjelaskan lagi spesifikasi project (kalau misalnya spec project tidak terlalu ribet sih gak papa, tapi kebanyakan membutuhkan penjelasan panjang lebar karena full customized). Tapi kalau ternyata timeline sangat tight ya gak ada pilihan lain selain re-assigned ke developer/ designer baru. Disini kemampuan PM diuji sejauh mana dia mengetahui project dan detail-detail yang ada.

Yang terakhir adalah masalah email. Aku sering sekali kena complain karena client mengatakan aku tidak pernah memberikan update dari project mereka atau karena aku missed the deadline etc etc. Padahal aku telah memberikan notifikasi dan update mereka sebelumnya via email. Thanks to Spam filter for this. Aku sudah banyak menemui masalah gara-gara spam filter ini, emailku ternyata berakhir di Junk atau Spam folder sehingga client tidak menerima update project mereka dan akhirnya complain lah mereka ke top management 😦 Untuk menghindari hal ini terjadi biasanya aku selalu menginformasikan kepada client untuk selalu mem- white-listed emailku dan menambahkan kalimat di bawah email ku untuk selalu confirm after receive.

Masalah-masalah lain sebetulnya pasti ada case by case, tetapi secara general tiga hal itulah yang commonly happened for me as a PM.

Advertisements

0 Responses to “My Common Problems”



  1. Leave a Comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: